ISO 9001:2015 es un sistema de gestión que presenta retos al propiciar un marco documental cada vez más ágil en una era de proliferación de avances tecnológicos, con cláusulas en ambiente de trabajo, capacitación, competencia, efectividad, “benchmarking” y el enfoque en procesos y realización de mejoras.
La metodología de trabajo se basa en una consultoría que combina los aspectos de contenido y de procesos. Así, nuestro rol frente al proceso de implementación tiene tres componentes:
Ser capacitadores de la organización frente a un nuevo modelo de gestión.
Ser facilitadores en la implementación del nuevo modelo de gestión.
Ser vigilantes de la recurrencia y responsabilidad de los miembros de la organización en lo referente a sus compromisos con el nuevo modelo de gestión.
En la perspectiva anterior, la consultoría considera un permanente desarrollo de competencias en los colaboradores de la empresa, tanto en los aspectos formativos como de habilidades y conductuales, lo cual se hace a través de la presencia programada del consultor en las instalaciones sujetas de intervención; a través de programas formativos, y a través de coaching en la implementación y auditoria.
Etapas del Proceso:
En consideración a lo planteado en los puntos precedentes, nuestra metodología de trabajo se divide en las siguientes etapas y metodologías de trabajo, las que se pueden superponer, dividir o combinar en la Propuesta Técnica, de acuerdo con lo que se proponga en la carta Gantt. En la Propuesta Técnica se establecen los plazos y los productos entregables para cada una de las siguientes etapas de trabajo:
Etapa 1: Diagnóstico de la situación actual de la organización respecto a la Norma ISO 9001:2015 y la legislación vigente aplicable, por medio de una auditoría inicial al sistema, evaluación de la documentación, entrevistas con personal clave, actividades que se realizarán por el equipo consultor. Con esta información, el equipo consultor emitirá informe que permitirá elaborar el Plan de Trabajo posterior.
Etapa 2: El equipo consultor elaborará un Plan de Trabajo para ser validado de común acuerdo con la organización. En este se considerarán las definiciones del sistema y de la organización para la calidad, la Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad y Planes de Acción, teniendo en cuenta los objetivos corporativos y propósito de la organización. Este Plan de Trabajo se consigue con el trabajo del equipo de consultores y las revisiones conjuntas con la organización.
Etapa 3: El equipo consultor realizará actividades de Sensibilización, Comunicación, Talleres, Charlas y Capacitación para generar las competencias necesarias del personal que les permitan participar activamente en el desarrollo, implantación, mantención y posterior certificación del sistema.
Etapa 4: El equipo consultor elaborará la matriz de riegos, la documentación del Sistema, actividad que involucra la creación de todos los documentos que forman parte del sistema de acuerdo con los requerimientos del modelo vigente en la organización y la norma ISO 9001:2015, orientados a la política de Calidad y alcance del sistema que se definan. Estos documentos seguirán el modelo elaborado por Menke consultores y se adaptarán a la estructura documental existente en el organismo. La metodología de trabajo es por medio de entrevistas que realizan los consultores a los trabajadores de la organización, la elaboración de la documentación por los consultores y la posterior validación por la contraparte de la organización.
Etapa 5: Implantación del Sistema, el equipo de consultores hará la implantación y generación de registros planificando la estrategia más adecuada para el funcionamiento del sistema y su mantención, evitando, en lo posible la natural resistencia al cambio. Esto se logra con el trabajo previo del levantamiento de la información para realizar la documentación en conjunto con el equipo de cambio de la organización que permite “hacer suyo” el sistema y adoptarlo íntegramente. La generación de registros será de responsabilidad de la organización con el apoyo del equipo consultor.
Etapa 6: Revisión por la Dirección que permite evaluar el desempeño de la organización y de las personas en cuanto a los requerimientos de calidad, normativos, legales y control de puntos críticos. Esta actividad se lleva a cabo por el Equipo Directivo de la organización con el apoyo del equipo consultor.
Etapa 7: Auditoría Interna -realizada por un auditor experto de Menke consultores-, que comprende el desarrollo de un sistema de auditoría integral, considerando el programa, plan, ejecución y elaboración de informe. Luego se trabaja en equipo para la resolución de las No Conformidades detectadas y posterior implementación y mejora del SGC.
Etapa 8: Certificación, considera las acciones para lograr la certificación del sistema de acuerdo con la norma ISO 9001:2015, por un organismo certificador calificado contratado por la empresa demandante. En esta etapa se considera el apoyo, acompañamiento durante la auditoría y posterior apoyo en la resolución de los hallazgos para la obtención del certificado, por parte del equipo consultor de Menke consultores.